A 2ª Etapa visou permitir o monitoramento do alcance dos objetivos estratégicos definidos na etapa anterior. Para isso, foi definido pelo menos um indicador de desempenho para cada objetivo, além de metas plurianuais (resultados que se quer obter) para estes indicadores, que estejam alinhadas com o horizonte de planejamento 2010/2020.
Confira como foi a condução da 2ª Etapa:
Capacitação para 40 Servidores
Como parte integrante da capacitação na metodologia Balanced Scorecard, os servidores selecionados também foram capacitados nos conceitos de indicadores de desempenho e metas estratégicas, componentes críticos do BSC.
II Ciclo de Capacitação para a Formação de Gerentes Táticos.
A capacitação objetivou dar início ao processo de desdobramento da estratégia do MPDFT, de forma a identificar os Planos Táticos e Operacionais da sua unidade administrativa, alinhando-os ao mapa estratégico da Instituição.
A capacitação foi realizada nos dias 23/03/2010 e 05/04/2010 para que as unidades administrativas do MPDFT pudessem ser contempladas.
Indicadores Estratégicos
Os indicadores têm o propósito de testar o progresso da organização em direção aos objetivos estratégicos. O princípio é simples: se não há medição, não há controle. E, se não há controle, não há gerenciamento! Ou seja, os indicadores estratégicos monitoram o grau de sucesso que a organização detém na execução da sua estratégia, além de representarem um teste permanente da validade da estratégia.
De uma maneira geral, os indicadores são definidos como medidas que representam e quantificam um insumo, resultado, característica ou o desempenho de um processo, serviço ou produto da organização.
Inventário de Indicadores atualmente existentes no MPDFT e sugestão das equipes que irão apoiar o desenvolvimento do projeto
Foi realizado um levantamento dos indicadores existentes no MPDFT junto à Corregedoria, Secplan e outras unidades que realizam algum tipo de contagem quantitativa e/ou qualitativa no Órgão.
Além disso, foi formada a equipe de guardiões dos indicadores estratégicos com o objetivo de criar contextos e articular ideias para fomentar novas práticas de medições no âmbito da Instituição.
Proposta de Indicadores para o BSC
Após o inventário (coleta) dos indicadores estratégicos existentes na Instituição, prosseguiu-se com a definição dos indicadores estratégicos, ou seja, as métricas mais adequadas para medir o desempenho dos objetivos estratégicos.
Aqui é importante ressaltar a figura do Guardião do Objetivo Estratégico, pois cada proposta inicial de indicador estratégico foi oriunda deste profissional, embora tenha sido validada pela equipe de líderes.
O Guardião do Objetivo Estratégico é o membro ou servidor responsável pelo objetivo estratégico, a indicação dos guardiões foi aprovada pela Equipe de Líderes e suas principais atribuições são:
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articular com as partes envolvidas;
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zelar pelo adequado desempenho do objetivo estratégico sob a sua responsabilidade;
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propor indicadores associados ao objetivo sob a sua responsabilidade e acompanhar sua evolução;
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propor as metas (até dezembro de 2020) associadas aos indicadores estratégicos;
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acompanhar o andamento dos projetos estratégicos que apresentam impacto no objetivo sob a sua responsabilidade; e
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acompanhar o levantamento dos dados necessários para a análise e apresentação do objetivo sob a sua responsabilidade nas Reuniões de Gestão da Estratégia (RGEs) quadrimestrais.
Detalhamento Preliminar dos Indicadores Validados pelo MPDFT
Consiste na descrição pormenorizada do indicador, tais como nome do indicador, nome do guardião, objetivo estratégico no qual se relaciona, fonte de dados, fórmula de cálculo, unidade de medidas, periodicidade e dados históricos.
Identificação da Necessidade de Planos de Ação para Desenvolvimento de Fontes de Dados englobando os Atuais Indicadores Existentes que não possuem Fontes de Dados
Essa tarefa contemplou a verificação da necessidade de produção histórica de informações para subsidiar o estabelecimento de metas por indicador. Ela é necessária, pois a Instituição ainda não possui uma cultura de medição por indicadores estratégicos.
Proposta de Indicadores Validada com suas respectivas Fórmulas Geradoras
Após a construção dos indicadores, uma proposta de indicadores foi formulada para validação com a equipe de líderes e seus guardiões. Evento ocorrido em dois encontros 30/03/2010 e 06/04/2010.
Mapa Estratégico Atualizado
Depois dos indicadores construídos e detalhados, o mapa estratégico foi atualizado.
Definição clara dos planos de ação necessários para a identificação dos novos indicadores
A construção dos planos de ação foi feita por intermédio de entrevistas com cada guardião dos objetivos estratégicos. Ele foi um marco para a Instituição, visto que, a partir deles teremos um ponto de partida para a análise quantitativa e qualitativa do desempenho da atuação do MPDFT ao longo do tempo.
Proposta de Metas comunicada e validada
Cumprida a tarefa anterior, foi feita uma proposta de metas que será validada e comunicada no workshop de validação de programas e metas institucionais.
Dando sequência à construção do Balanced Scorecard do MPDFT, avançou-se com a definição das metas 2010/2020 da Instituição, ou seja, para cada indicador estratégico definido, projetou-se o desempenho esperado desde 2010, ano de implantação do projeto, até 2020.
Embora estas metas apresentem um perfil de desafio, todas foram consideradas factíveis de serem alcançadas. Quando da impossibilidade de se estabelecerem metas, cada guardião gerou um plano de ação de metas, ou seja, um passo a passo, com as atividades, responsável e prazo, visando ao levantamento das informações necessárias para o estabelecimento futuro da meta pendente. Ao todo, foram definidos 29 objetivos, 60 indicadores, dos quais 10 possuem metas estabelecidas e 50 exigiram a elaboração de planos de ação para o estabelecimento de metas.